Samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten

Veel organisaties proberen hun order to cash keten te verbeteren met procesoptimalisatie, systemen en KPI’s. Toch blijven dezelfde problemen terugkomen. Dat is geen toeval.

De meeste knelpunten in order to cash ontstaan niet door het proces zelf, maar door het ontbreken van duidelijke samenwerkingsafspraken tussen afdelingen.

Zonder expliciete samenwerkingsafspraken blijft de order to cash keten afhankelijk van onderlinge goodwill, persoonlijke ervaring en veel herstelwerk. Samenwerkingsafspraken in de order to cash keten zijn dus cruciaal.

Waarom samenwerkingsafspraken cruciaal zijn in de order to cash keten

De order to cash keten verbindt sales, customer service, operations en finance. Iedere afdeling heeft zijn eigen doelen, taal en prioriteiten.

Zonder heldere samenwerkingsafspraken leidt dat tot:

• onduidelijk eigenaarschap
• verschillende interpretaties van afspraken
• te late escalaties
• lokale optimalisatie in plaats van ketenresultaat

Samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten zorgen voor duidelijkheid, voorspelbaarheid en betere besluitvorming onder druk.

1. Eigenaarschap over de hele order to cash keten vastleggen

Een order to cash keten zonder eigenaar is geen keten, maar een reeks overdrachten.

Effectieve organisaties leggen eigenaarschap vast over de volledige order to cash keten. Eén rol die het geheel overziet, belangen afweegt en keuzes bewaakt.

Dit voorkomt dat problemen blijven liggen tussen afdelingen en zorgt dat samenwerking structureel wordt georganiseerd.

2. Beslisregels duidelijk afspreken en vastleggen

Zonder beslisregels ontstaan interpretatieverschillen. Mensen escaleren te laat of nemen beslissingen op basis van aannames.

Heldere beslisregels zijn een essentieel onderdeel van samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten.

Ze geven antwoord op vragen als:

• wanneer mag een order door
• wanneer is afstemming nodig
• wie beslist bij afwijkingen

Beslisregels maken samenwerking consistent en voorspelbaar.

3. Standaarden in de keten afspreken en bewaken

Veel problemen ontstaan doordat standaard niet eenduidig is vastgelegd.

Wat voor de ene afdeling normaal is, ziet de andere als uitzondering. Dit leidt tot herstelwerk, discussies en vertraging.

Sterke samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten bevatten expliciete standaarden die actief worden bewaakt. Niet als bureaucratie, maar als gezamenlijke afspraak.

4. Escalatie een onderdeel van het proces maken

In veel organisaties wordt escalatie gezien als falen. Daardoor blijven problemen te lang liggen.

Effectieve order to cash ketens ontwerpen escalatie bewust als onderdeel van het proces zodat duidelijk is:

• wanneer escalatie nodig is
• via welke route
• binnen welke tijd

Escalatie wordt zo een normaal mechanisme in plaats van een noodgreep.

5. Vaststellen van gezamenlijke doelen in de keten, bijvoorbeeld met OKR’s

Samenwerking faalt vaak omdat afdelingen op verschillende doelen sturen.

Sales stuurt op omzet, operations op efficiency en finance op cash en risico. Individueel logisch, samen contraproductief.

Samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten vragen om gezamenlijke doelen. Bijvoorbeeld met OKR’s die de keten als geheel centraal zetten.

Dit voorkomt lokale optimalisatie en versterkt gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Wat goede samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten opleveren

Wanneer samenwerkingsafspraken expliciet zijn:

• neemt herstelwerk af
• worden uitzonderingen beheersbaar
• verbetert cashflow structureel
• ontstaat rust in teams
• krijgt management voorspelbaarheid

De order to cash keten functioneert dan als één geheel in plaats van losse schakels.

Hoe ik organisaties help bij samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten

Ik help organisaties bij het ontwerpen, vastleggen en borgen van samenwerkingsafspraken voor de order to cash keten.

Dat doe ik door:

• het echte werk in de keten zichtbaar te maken
• impliciete aannames bespreekbaar te maken
• teams te begeleiden bij het maken van keuzes
• afspraken te vertalen naar proces, governance en KPI’s

Geen standaardmodel. Wel werkbare afspraken die standhouden onder druk.

Dus, als je order to cash keten blijft schuren, ligt dat meestal niet aan inzet of motivatie. Vaak ontbreken duidelijke samenwerkingsafspraken.

Een goed gesprek daarover is vaak de eerste structurele verbetering.