De fout ontstaat niet bij Finance

Elke maand hetzelfde ritueel: facturen die niet kloppen, klanten die bellen, discussies over openstaande posten. En automatisch wijst de vinger naar Finance.
Maar wie het proces écht bekijkt, ziet dat de fout daar zelden ontstaat.
Finance ontdekt het probleem, maar veroorzaakt het meestal niet.

Wie het order to cash proces vervolgens van dichtbij bekijkt, ziet dat de fout ook daar zelden ontstaat.

Waar het echt begint, de bron van fouten in het Q2C-proces

In ruim 80% van de gevallen ligt de oorsprong van O2C-problemen vóór de order.
Vaak in een goedbedoelde maar onvolledige offerte, een mondelinge prijsafspraak of een klantrecord dat nooit is bijgewerkt.
De fout sluipt stilletjes het systeem in, en pas bij de factuur wordt hij zichtbaar.

Voorbeelden uit de praktijk:

• Verkoop vergeet de aangepaste betalingsconditie vast te leggen in het systeem.
• Contractmanagement houdt afwijkende tarieven bij in Excel.
• Masterdata mist een email adres of verkeerd klantnummer.
• De orderafdeling past handmatig een prijsregel aan.

Finance krijgt het eindproduct: een correcte factuur op basis van verkeerde gegevens.
De oorzaak ligt dus niet in de uitvoering, maar in de input, vóór het O2C-proces. Daarom zal het gehele Quote to Cash proces meegenomen moeten worden bij het aanpakken van de oorzaken van fouten.

Van schuld naar systeem – Finance en het verbeteren van het Q2C proces

Zolang Finance blijft repareren wat eerder misgaat, verandert er niets.
De echte verbetering komt pas als de organisatie het proces als één geheel ziet.
Niet: “Waar is het fout gegaan?”, maar: “Waar in de keten ontstaat het probleem?”

Finance, Operations en Sales vormen samen één continu proces.
Wanneer zij samen kijken naar de oorzaken, verdwijnen de herhaalproblemen.

Zo herstel het quote to cash proces – vier praktische stappen voor verbetering

1. Maak fouten zichtbaar – registreer afwijkingen, niet alleen correcties.
2. Analyseer patronen – waar ontstaan de meeste disputen of creditnota’s?
3. Verbeter de bron – leg prijsafspraken, klantdata en condities centraal vast.
4. Werk samen – Finance als spiegel van het proces, niet als eindstation van fouten.

Met deze stappen maak je van een reactieve Finance-afdeling een proactieve schakel in een gezond quote-to-cash proces.

De winst van een goed quote to cash proces

Wanneer je de oorzaak vóór de order oplost, verdwijnt de ruis in het hele O2C-proces.
Finance krijgt lucht, klanten ervaren consistentie, en cashflow verbetert vanzelf.

Dus de volgende keer dat iemand zegt:
“De fout zit bij Finance”
zeg dan gerust:
“Nee, daar komt hij alleen aan het licht.”

Wil je weten waar in jouw organisatie de ruis ontstaat?
Doe de zelftest order-to-cash optimalisatie of plan een persoonlijk adviesgesprek in.