Lead to Quote (commercieel traject)

Wat is de Lead-to-Quote fase?

De eerste fase van het Quote-to-Cash proces is Lead to Quote verbeteren. In deze fase draait alles om het optimaliseren van het commerciële traject: van leadregistratie tot een concrete, onderbouwde offerte. Door het Lead-to-Quote proces te verbeteren, wordt de doorlooptijd korter, de offertekwaliteit hoger en de samenwerking tussen sales en operatie sterker.

Belang van strakke interne richtlijnen

Het lijkt op een standaard salesproces, maar het verschil zit in de discipline en samenwerking met de interne organisatie. Alleen als de interne richtlijnen duidelijk zijn en de organisatie scherp weet wat wel en niet waargemaakt kan worden, voorkom je dat er later teleurstellingen of extra kosten ontstaan.

Stappen in het Lead-to-Quote proces

1. Lead & kwalificatie

Elke kans begint met een lead. Deze registreer je in het CRM, zodat iedereen dezelfde informatie ziet.
De interne organisatie levert hier richtlijnen:

Welke segmenten zijn strategisch interessant of juist niet interessant?
Welke minimale budgetten of volumes zijn nodig om rendabel te zijn?
Welke criteria bepalen of een lead “kansrijk” is?

Zo ontstaat er een objectieve kwalificatie in plaats van een gevoel van de verkoper. Het voorkomt dat sales veel tijd steekt in kansen die nooit haalbaar zijn of niet passen bij de strategie.

2. Behoefte & scope

Het scherp krijgen van de vraag van de klant is cruciaal. Dat gaat verder dan “wat wil de klant kopen?”, maar ook: “kunnen wij dit leveren, en zo ja onder welke voorwaarden?”.
De interne organisatie moet zorgen voor:

heldere product- en dienstcatalogi,
duidelijke definities van SLA’s, levertijden en volumes die haalbaar zijn,
richtlijnen over uitzonderingen: wat mag wel, wat mag niet.

Op die manier kan de salesafdeling een scope formuleren die aansluit bij de klantvraag én uitvoerbaar is in de praktijk.

3. Prijs & condities

De commerciële prijs wordt altijd onderbouwd met interne richtlijnen:

prijslijsten en kortingsstructuren die vooraf zijn vastgesteld,
levercondities (Incoterms, bezorgopties) die de organisatie kan waarmaken,
betaaltermijnen die passen bij het risicobeleid van finance.

Hier zie je de samenwerking tussen sales, finance en supply chain. Een korting zonder interne afstemming kan de marge aantasten. Een leverbelofte zonder check op beschikbaarheid leidt later tot problemen.

4. Offerte opstellen & versturen

Een offerte is meer dan een prijsvoorstel – het is de officiële belofte van de organisatie. De interne rol is hier:

standaard templates en voorwaarden aanleveren,
duidelijk maken welke aannames vermeld moeten worden,
richtlijnen voor geldigheid en retour-/annuleringsvoorwaarden.

Met deze kaders kan sales een professionele, eenduidige offerte maken die juridisch en operationeel klopt.

5. Opvolgen & onderhandelen

Tijdens onderhandelingen komen vaak vragen of verzoeken tot aanpassing. Dit is hét moment waar afspraken sneuvelen als er geen interne afstemming is. Denk aan:

afwijkende SLA’s die operations niet kan leveren,
betalingscondities die finance niet kan accepteren,
uitzonderlijke levertermijnen die supply chain niet kan garanderen.

De interne organisatie moet zorgen voor heldere escalatieroutes: wie mag afwijken en onder welke voorwaarden? Zo kan sales flexibel onderhandelen zonder de uitvoering in gevaar te brengen.

6. Naar akkoord

Als de klant akkoord gaat met de offerte, is de belofte definitief. Hier eindigt Lead-to-Quote en start fase 2 (Quote-to-Contract).
Het akkoord is pas echt waardevol als:

de interne organisatie vooraf de uitvoerbaarheid heeft bevestigd,
de offerte past binnen de richtlijnen,
en er geen verrassingen meer kunnen opduiken.

Dit voorkomt dat er in de volgende fases alsnog brandjes ontstaan omdat iets “toch niet kan”.

Best practices voor een soepel traject

Heldere richtlijnen vooraf
Wanneer de interne organisatie duidelijke richtlijnen geeft (bijvoorbeeld vaste prijslijsten, grenzen voor kortingen, haalbare levertijden), kan sales sneller schakelen én ontstaat er consistentie richting de klant. Organisaties die dit goed hebben ingericht, merken dat offertes minder vaak aangepast hoeven te worden en dat er minder discussie is bij de uitvoering.
Discipline in CRM
Alles begint met goede registratie. Als leads en offertes niet volledig en correct in het CRM staan, verliest de organisatie overzicht. In volwassen organisaties wordt CRM gezien als “het ene bronpunt van waarheid”, niet als lastige administratie. Daardoor kunnen marketing, sales, finance en operations op dezelfde feiten sturen.
Interne checks vóór versturen
Voordat een offerte naar de klant gaat, checkt een interne collega (bijvoorbeeld uit operations of finance) of de belofte uitvoerbaar is. Dit voorkomt dat de klant verwachtingen krijgt die niet waargemaakt kunnen worden. Het lijkt een kleine vertraging, maar bespaart later vaak veel tijd en herstelwerk.
Escalatieroutes voor uitzonderingen
Soms vraagt een klant iets wat buiten de standaard valt. Organisaties die dit goed hebben ingericht, hebben een helder proces: wie mag afwijken, onder welke voorwaarden, en hoe dit vastgelegd wordt. Dit geeft sales de vrijheid om te onderhandelen, zonder risico dat de uitvoering klem komt te zitten.

Veelvoorkomende valkuilen

Sales verkoopt wat niet leverbaar is
Een veelvoorkomend probleem: een verkoper belooft een levertijd van 2 weken omdat de klant haast heeft. Pas later blijkt dat de voorraad er niet is, of dat de productieplanning dit niet toelaat. Gevolg: teleurstelling bij de klant en intern gedoe om de belofte alsnog waar te maken.
Korting als standaardoplossing
In organisaties zonder duidelijke prijsrichtlijnen is korting vaak de snelste weg om een deal te sluiten. Op korte termijn lijkt dat succesvol, maar op langere termijn tast het de marge én de geloofwaardigheid aan. Bovendien kan het oneerlijk voelen voor andere klanten die wel de volle prijs betalen.
Onduidelijke scope
Als de klantvraag niet scherp wordt vastgelegd, ontstaan er later misverstanden. Bijvoorbeeld: een klant bestelt “support”, maar de offerte specificeert niet of dat 24/7 of alleen kantooruren betreft. Het gevolg: discussie bij de uitvoering en vaak extra kosten.
Geen opvolging van offertes
Veel offertes verdwijnen in de mailbox van de klant zonder vervolg. Zonder een proces voor opvolging (bellen, vragen beantwoorden, actief meedenken) loopt een groot deel van de kansen verloren. Organisaties die dit niet strak doen, onderschatten vaak hoeveel omzet ze hierdoor mislopen.
Versiebeheer ontbreekt
Wanneer offertes meerdere keren aangepast worden zonder dat duidelijk is welke versie geldig is, ontstaan er discussies bij de facturatie of uitvoering. “Wij bedoelden versie 2, de klant tekende versie 3…” Dit soort misverstanden kan eenvoudig voorkomen worden met strak versiebeheer.

Bewustwording & volgende stap

Veel organisaties herkennen zich in deze fase: offertes die meerdere keren aangepast moeten worden, afdelingen die langs elkaar heen werken of deals die vertragen door onduidelijke afspraken. Het zijn geen grote fouten, maar kleine knelpunten die samen zorgen voor vertraging, frustratie en gemiste omzet.

Juist in de Lead-to-Quote fase ligt de grootste winst. Hier leg je het fundament voor een soepel Quote-to-Cash proces: minder misverstanden, snellere besluitvorming en een hogere winrate. EYCK helpt organisaties deze fase te optimaliseren door structuur, standaardisatie en samenwerking te versterken. Denk aan duidelijke richtlijnen, gestroomlijnde CRM-processen en een eenduidige interne afstemming tussen sales, finance en operations.

Wil je weten waar jouw organisatie winst kan pakken?
Doe de gratis zelfscan of plan een workflow-analyse en ontdek welke verbeteringen direct resultaat opleveren.

Naar de volgende fase: Fase 2 – Quote to Contract (juridisch & masterdata)