Bel: +31 (0)6 24 23 87 97
Quote to Cash proces optimaliseren: foutloos van offerte tot betaling
Het optimaliseren van het Quote to Cash proces (Q2C / Quote2Cash) betekent dat elke stap, van offerte tot betaling, soepel en foutloos verloopt. Een goed ingericht Q2C-proces zorgt ervoor dat afspraken met klanten snel worden omgezet in geld op de rekening.
Veel organisaties hebben hun Quote to Cash proces verspreid over afdelingen en systemen. Daardoor ontstaan fouten, vertraging en frustratie. Door het Quote to Cash proces te optimaliseren, verbind je Sales, Finance en Operations in één gestroomlijnde keten.
Wat levert het op? Minder fouten, kortere doorlooptijden en een gezondere cashflow. Zo verandert Quote to Cash van een lastige keten in een geoliede machine die bijdraagt aan groei en klanttevredenheid.
👉 EYCK helpt organisaties hun Quote to Cash proces te optimaliseren door structuur, duidelijke spelregels en automatisering
Waarom het optimaliseren van je Quote to Cash proces essentieel is
Een goed ingericht Q2C-proces voorkomt dat commerciële afspraken vertragen in uitvoering, facturatie of betaling. Door het Quote to Cash proces te optimaliseren, breng je overzicht in verantwoordelijkheden, verbeter je datakwaliteit en verkort je de tijd tussen klantafspraak en cash.
👉 Doe de gratis zelfscan en ontdek waar jouw verbeterpotentieel ligt.
Wat is Quote-to-Cash?
Quote-to-Cash (Q2C) is het end-to-end bedrijfsproces dat begint bij het opstellen van een offerte en klantacceptatie/contract, vervolgens via order en levering naar facturatie, debiteurenbeheer en betalings- & omzetverwerking loopt.
Q2C zorgt dat wat commercieel is afgesproken (wat, prijs, voorwaarden) naadloos en foutloos doorstroomt naar operatie en financiële administratie. Het verbindt de afdelingen Sales (commerciële afspraken), Customer Service (orderverwerking), Debiteuren (incasso) en Finance (facturatie, betaling en rapportage) tot één keten die een commerciële afspraak omzet in ontvangen geld.
Het verschil tussen Q2C en O2C
- Quote-to-Cash (Q2C): is de end-to-end commerciële keten van het opstellen van een aanbod tot en met het ontvangen van het geld. Het verbindt marketing/sales met levering, facturatie en debiteurenbeheer.
- Order-to-Cash (O2C): is het operationele deel vanaf orderontvangst tot en met betaling en aflettering. Het is daarmee een onderdeel van Q2C.
Kort gezegd: Order-to-Cash is het “operationele” deel binnen Quote-to-Cash. Quote-to-Cash voegt de commerciële en juridische voorkant (offerte en contract) toe aan de keten en zorgt dat wat beloofd is, naadloos doorstroomt naar order, levering, factuur en betaling.
De 8 fasen van het Quote-to-Cash proces
- Lead & kwalificatie: registreer kans in CRM, bepaal fit (segment, behoefte, budget, timing).
- Behoefte & scope: specificeer de product en/of dienst, aantallen, volume, en SLA.
- Prijs & condities: bepaal de prijslijst/kortingen, levertermijn, levercondities (Incoterms/bezorging), betaaltermijn.
- Offerte opstellen & versturen: duidelijke scope, aannames, geldigheid, retour-/annuleringsvoorwaarden.
- Opvolgen/onderhandelen: vragen beantwoorden, condities afstemmen; versiebeheer tot akkoord.
- Acceptatie & ondertekening: (e-sign of PO) vastleggen.
- Contract/voorwaarden archiveren: offerte + algemene/aanvullende voorwaarden, SLA indien van toepassing.
- Masterdata bijwerken: klantgegevens (factuuradres, btw-nr., betaalcondities), artikelcodes en prijscondities vastleggen en controleren.
- Orderontvangst: ontvangen van de definitieve order uit diverse kanalen (telefonisch, online, e-mail, EDI)
- Orderinvoer: verwerken van de offerte of ontvangen order naar een verkooporder met orderregels, prijzen, leveringscondities, referenties (PO-nummer). Inclusief check op juistheid en volledigheid.
- Beschikbaarheid & leveringstype: voorraad checken, reserveren of inkopen.
- Credit management voor de levering: kredietlimiet en betaalgedrag controleren, indien nodig vooruitbetaling/borg/mijlpaalbetalingen afspreken, order vrijgeven of blokkeren.
- Orderbevestiging: bevestig aantallen, leverdatum, verzendwijze, afleveradres.
- Wijzigingsbeheer: kleine wijzigingen via orderwijziging, grote wijzigingen via simpele change note en nieuwe bevestiging.
- Levering van goederen: pick-pack-ship, verzendlabel, pakbon en tracking.
- Levering van diensten: inplannen, leveren volgens afspraak; dienstbevestiging of werkbon laten tekenen/accorderen (e-mail ok).
- Leveringsbewijs: POD/handtekening
- Eventuele retouren: autoriseren, boeken, vervanging/credit regelen.
- Factuurtrigger: bij levering (of per periode/abonnement/voorschot).
- Aanmaken van de factuur: gebaseerd op orderregels, levering en condities (korting, verzendkosten) en masterdata gegevens (PO, btw-tarief/plaats van levering)
- Versturen van de factuur: e-factuur (Peppol/PDF) + bijlagen (pakbon, afgetekende bevestiging).
- Ontvangst van betalingen: bank, automatische incasso, internationale betalingen.
- Matching & allocatie: koppeling van betalingen aan facturen.
- Afwijkingen beheren: verrekeningen, te veel of te weinig betaalde bedragen.
- Openstaande posten bewaken: vervaldata, DSO, kredietlimiet.
- Betalingsherinneringen: automatische herinneringen, telefonische contact, escalatie, incasso traject.
- Dispuut management: oplossen van factuurgeschillen met duidelijke dispuutroute (ontvangst, analyseren, oplossen, voorkomen, terugkoppelen).
- Procesverbetering: knelpunten uit de disputen signaleren en aanpakken.
- Omzetherkenning: goederen bij levering, diensten bij oplevering/periodiek (volgens de contractregels).
- Kostprijs & voorraden: COGS boeken, voorraadmutaties, onderhanden werk vrijwel nihil bij standaarddiensten.
- Accruals & correcties: transitorische posten (nog te factureren/te ontvangen), factuurverschillen, creditnota’s.
- Aangiften & statutaire plichten: uitvoeren belastingaangifte (BTW, vennootschapsbelasting), Intrastat rapportage, bewaarplicht en AVG-conform dossier.
Jouw volgende stap in het optimaliseren van je Quote to Cash proces
Wil je weten waar jouw organisatie winst kan behalen in het Quote to Cash proces? Start eenvoudig:
🔎 Zelfscan – Gratis en direct inzicht in waar je Q2C-proces beter kan.
💻 Workflow analyse – In 30 minuten bespreken we je resultaten en krijg je praktische verbeterpunten.
🚀 Procesverbetering – In 90 dagen samen werken aan een sneller, foutloos proces.
⚙️ Procesoptimalisatie – End-to-end optimaliseren voor structurele prestatieverbetering.
👉 Start vandaag nog met het optimaliseren van je Quote to Cash proces. Doe de gratis zelfscan en ontdek waar jouw verbeterpotentieel ligt.
