Proces optimalisatie: blijvend teamritme en slimme automatisering

Bij procesverbetering draait om het identificeren en aanpakken van knelpunten binnen bestaande werkprocessen. Dit is vaak een stapsgewijs en gericht proces. Proces optimalisatie gaat verder. Het is een cultuur waarin medewerkers altijd op zoek zijn naar manieren om hun werk te verbeteren. Het is niet alleen het oplossen van huidige problemen, maar het ontwikkelen van een mindset waarbij iedereen actief bijdraagt aan verbetering. Omdat het zorgt voor langdurige verbeteringen in de organisatie is continue verbeteren een logische volgende stap nadat eerste procesverbeteringen zijn doorgevoerd.

Wat betekent dit voor jou?

Focus op de belangrijkste bedrijfsdoelen: teams sturen wekelijks op dezelfde KPI’s
Sneller kunnen inspringen op veranderingen: data is direct beschikbaar en acties worden gelijk besproken en uitgezet
Minder fouten & rework: standaard werk en vaste validaties bij bijvoorbeeld order, prijs , factuur
Kortere doorlooptijd: betere overdrachten en duidelijke cut-offs
Betere samenwerking tussen teams: afgestemde doelen, dagelijks/wekelijks overleg
Een cultuur van eigenaarschap en zelfstandige verbetering: eigen verantwoordelijkheid met het mandaat om te verbeteringen door te voeren

De 6 stappen voor het optimaliseren van jullie organisatie

Stap 1: Zichtbaarheid en afstemming van prestaties

Het is belangrijk om prestaties zichtbaar te maken zodat er gestuurd kan worden op feiten. In samenwerking met jouw teams stellen we meetbare en haalbare doelen vast die direct bijdragen aan de strategie van de organisatie. De doelen en resultaten worden gevolgd via grafieken, dashboards en andere visuele hulpmiddelen. Tijdens regelmatige meetings, zoals dag- of weekstarts, bespreken we de voortgang, wat goed gaat en wat er beter kan. Door prestaties visueel en transparant te maken, wordt niet alleen succes gevierd, maar kunnen we ook waar nodig snel bijsturen.

Stap 2: Stimuleren van Eigenaarschap en Continue Verbetering

Een cultuur van continue verbetering ontstaat wanneer teams zelf verantwoordelijkheid nemen voor het verbeteren van hun prestaties. In korte, frequente meetings bespreken we met jouw teams hoe de prestaties zijn en wat de volgende stappen zijn om deze te verbeteren. We focussen op het ontwikkelen van coachende leiderschapsvaardigheden zodat de juiste gesprekken worden gevoerd en verantwoordelijkheden goed worden verdeeld. Medewerkers leren zo zelf hoe ze hun werk kunnen verbeteren en wat ze nodig hebben om de organisatiedoelen te bereiken.

Stap 3: Vergaderstructuren en Communicatieoptimalisatie

Een effectieve vergaderstructuur is essentieel voor continue verbetering. In een vaste overlegstructuur met frequente meetings worden de prestaties besproken. Dit betekent dat er met elkaar afgestemd wordt hoe het gaat, wat er beter kan, wat er gedaan kan worden om de verbetering door te voeren en wie deze actie gaat doen. De vergaderingen zullen een duidelijk doel hebben waarbij de medewerkers actief betrokken worden bij besluitvorming. Dit leidt niet alleen tot betere resultaten, maar ook tot betere samenwerking en meer betrokkenheid binnen de teams.

Stap 4: Standaard werk en data kwaliteit

Op basis van de expertise binnen de betrokken teams worden best practices vertaald naar heldere werkinstructies die de basis vormen voor het proces. De benodigde vereisten voor een correcte uitvoering van de taken worden vastgelegd, inclusief een duidelijk overzicht van verplichte velden, sleuteldata en controles. Daarnaast zorgen eenduidige beslisregels en duidelijke autorisatieschema’s voor consistente besluitvorming binnen het proces.

Stap 5: Slim automatiseren

Door het werken met standaardprocessen, vaste controles en betrouwbare data ontstaat de mogelijkheid om repeterende taken te automatiseren. Heldere en eenduidige werkafspraken vormen de basis voor een overzichtelijke workflow, die zich uitstekend leent voor automatisering. Op deze manier wordt niet alleen de foutgevoeligheid verkleind, maar komt er ook tijd en capaciteit vrij voor werkzaamheden met meer toegevoegde waarde.

Stap 6: Gebruik van Verschillende Verbetertechnieken

Door gebruik te maken van technieken uit Lean, Six Sigma en Agile zullen we verspilling en onnodige stappen verminderen en meer waarde te creëren. Met korte PDCA-sprints (probleem → oorzaak → ingreep → effect meten → standaard bijwerken) optimaliseren we de processen steeds verder. Teams leren hoe ze de technieken zelf kunnen gebruiken om hun prestaties te verbeteren.

Typische optimalisaties

Orderinvoer: verplichte velden, prijs-/kortingschecks, artikeldata up-to-date
Krediet & blokkades: duidelijke drempels, automatische notificaties, vaste scrips
Disputen: standaard root-cause codes, problem solving met betrokken afdelingen
Rapportage: KPI-bord op DSO, OTIF/FTR, doorlooptijd, foutpercentages.

Resultaten die je mag verwachten

Foutieve facturen −30% tot −60%
Doorlooptijd in offerte-, order- en factuurstappen −20% tot −40%
Stabielere DSO & hogere OTIF/FTR door minder variatie
(Indicatief: we meten nulniveau en volgen effect per PDCA-cyclus.)

Wanneer past optimalisatie het best?

Je wilt stabiele, blijvende prestatie (geen eenmalige opleving)
De basis werkt, maar naleving verslapt en resultaten zijn niet constant
Je zoekt wekelijks ritme + directe quick wins (regels, data, automatisering)
Je wilt eigenaarschap in de teams, niet alleen in projecten

Werkwijze & rolverdeling

Wij: Lean/PDCA-expertise, Q2C-best practices, automatiseringskansen
Jullie: proceskennis, besluiten, eigenaarschap van KPI’s en standaarden
Optioneel: Interim Q2C lead om tempo en borging te garanderen

Jouw volgende stap

Wil je direct beginnen met het optimliseren van jullie proces? Start eenvoudig:

🔎 Zelfscan – Breng je knelpunten in kaart als voorbereiding
💻 Workflow analyse – Bespreek je pijnpunten en krijg direct gerichte verbetersuggesties
⚙️ Procesoptimalisatie – We kiezen één ketenstap, brengen quick wins live en meten het KPI-effect

Toch een grote stap nodig? Bekijk Procesverbetering voor projectmatig herinrichten

Start nu met de gratis zelfscan

Veelgestelde vragen

Is dit een IT-traject?
Nee. IT ondersteunt (workflows/validaties), maar de kern is ritme + regels + data

Kunnen we klein beginnen?
Graag zelfs! Start met een onderdeel, bijvoorbeeld facturatie of orderinvoer. Na 1–2 sprints zie je effect

Verdwijnt het ritme niet weer?
We borgen eigenaarschap, KPI-bord en standaarden. Maandelijkse review met ondersteuning én mandaat van het management voorkomt terugval