Rapportage & compliance in het Order-to-Cash proces

De laatste fase van het Order-to-Cash proces draait om betrouwbaarheid, transparantie en naleving van wet- en regelgeving. In deze fase wordt de financiële administratie afgesloten, worden omzet en kosten correct toegerekend en vindt rapportage plaats aan interne en externe belanghebbenden. Nauwkeurige verwerking is cruciaal om te voldoen aan fiscale verplichtingen en om betrouwbare stuurinformatie te leveren aan het management. Deze fase sluit het proces af en vormt tegelijkertijd de basis voor analyse en verdere verbetering.

Kort gezegd: rapportage en compliance maken zichtbaar hoe goed jouw Order-to-Cash keten écht presteert.

Wat betekent rapportage en compliance in Order-to-Cash

Rapportage en compliance zorgen ervoor dat jouw organisatie financieel gezond en controleerbaar blijft.
Het gaat niet alleen om cijfers, maar om vertrouwen. Betrouwbare rapportage laat zien dat alle stappen, van ordermanagement tot facturatie en betaling, correct en transparant verlopen.

Een sterke rapportagefunctie:

biedt grip op omzet, kosten en cashflow
voorkomt boetes en fouten bij aangiften
maakt prestaties meetbaar voor verbetering

Doel: een financieel proces dat voldoet aan wetgeving én managementinformatie oplevert waarop gestuurd kan worden.

Wat gebeurt er in de rapportage en compliance fase

1. Omzetherkenning

In deze stap wordt vastgesteld op welk moment de omzet mag worden geboekt. Voor goederen gebeurt dit meestal bij levering of overdracht van eigendom. Bij diensten is dat bij oplevering of periodiek, afhankelijk van wat in het contract is vastgelegd. Een juiste omzetherkenning voorkomt schommelingen in de resultaten en zorgt dat de rapportage aansluit bij de werkelijke prestaties. Contractbeheer en facturatie moeten daarom goed op elkaar aansluiten om tijdige en juiste omzetverantwoording te waarborgen.

2. Kostprijs en voorraden

Na de omzet wordt de bijbehorende kostprijs (COGS – Cost of Goods Sold) verwerkt. Bij fysieke goederen betreft dit de voorraadmutaties die ontstaan door leveringen. Voor standaarddiensten is de post onderhanden werk vaak beperkt of nihil, omdat de dienstverlening direct samenvalt met de facturatie. Het nauwkeurig registreren van voorraadbewegingen, inkoopfacturen en kostentoerekeningen zorgt voor een betrouwbaar resultaat en maakt het mogelijk om marges per klant of product te analyseren.

3. Accruals en correcties

Aan het einde van een periode worden transitorische posten verwerkt om kosten en opbrengsten in de juiste periode te laten vallen. Dit betreft posten zoals nog te factureren omzet, nog te ontvangen facturen en vooruitbetaalde kosten. Daarnaast horen hier correcties bij, zoals het verwerken van factuurverschillen en het opstellen van creditnota’s bij fouten of retouren. Een goed ingericht proces voorkomt verrassingen bij de maand- of jaarafsluiting en ondersteunt een snel en betrouwbaar financieel overzicht.

4. Aangiften en statutaire verplichtingen

Na het verwerken van alle posten worden de wettelijke rapportages opgesteld. Denk aan belastingaangiften (BTW, vennootschapsbelasting), Intrastat-rapportages en andere statutaire verplichtingen. Alle documenten en transacties moeten voldoen aan de bewaarplicht en worden opgeslagen volgens de AVG-richtlijnen. Een correcte en tijdige aangifte voorkomt boetes, reputatieschade en onnodige risico’s bij een eventuele audit.

5. Rapportage en managementinformatie

De financiële rapportage vormt de samenvatting van alle voorgaande stappen. Hieruit blijkt de omzetontwikkeling, winstgevendheid, kaspositie en eventuele afwijkingen ten opzichte van budget of forecast. Automatische rapportagetools helpen om snel betrouwbare cijfers te genereren, zodat het management tijdig kan bijsturen. Deze rapportages worden bovendien gebruikt als input voor de volgende cyclus van analyse en procesverbetering.

6. Procesverbetering en compliance monitoring

Ook in deze fase is continue verbetering belangrijk. Door afwijkingen in omzetherkenning, voorraadmutaties of aangifteprocessen te analyseren kunnen knelpunten worden aangepakt. Periodieke interne controles en audits helpen om processen te verbeteren en risico’s te beperken. Zo blijft de organisatie compliant en tegelijkertijd wendbaar in haar financiële rapportage.

Best practices voor rapportage en compliance

Stem contractafspraken, facturatie en omzetherkenning nauw op elkaar af.
Automatiseer voorraad- en kostprijsverwerking via geïntegreerde ERP- of CRM-systemen.
Gebruik standaard templates voor transitorische posten en maandafsluiting.
Plan vaste rapportagemomenten en controlepunten om fouten tijdig te signaleren.
Borg privacy en bewaarplicht door duidelijke dataretentie- en AVG-procedures.
Werk met een checklist voor fiscale en statutaire verplichtingen om consistentie te waarborgen.

Veelgemaakte fouten in financiële rapportage

Omzet boeken zonder dat aan contractvoorwaarden is voldaan.
Onvolledige verwerking van voorraadmutaties of kostprijzen, waardoor marges niet kloppen.
Geen uniform proces voor accruals en correcties, wat leidt tot onvoorspelbare resultaten.
Te late of onjuiste belastingaangiften door gebrekkige afstemming tussen finance en operations.
Gebrek aan controle op datakwaliteit, waardoor rapportages onbetrouwbaar worden.

Bewustwording

Veel organisaties zien de rapportage- en compliancefase vooral als het sluitstuk van de administratie: een noodzakelijke afronding voor de accountant of de fiscus. In werkelijkheid is dit een strategisch moment van reflectie en verantwoording. Hier wordt zichtbaar of alle eerdere fases van het Quote-to-Cash proces daadwerkelijk goed zijn uitgevoerd. Elke afwijking in omzet, voorraad of aangifte vertelt iets over de kwaliteit van de processen daarvoor.

Een volwassen organisatie herkent dat correcte rapportage niet alleen over cijfers gaat, maar over vertrouwen. Betrouwbare financiële informatie vormt de basis voor besluitvorming, investeringen en continuïteit. Fouten of onnauwkeurigheden kunnen leiden tot verkeerde strategische keuzes, verlies van geloofwaardigheid bij klanten of zelfs juridische risico’s.

Compliance is geen administratieve last, maar een waarborg voor stabiliteit. Door processen in te richten volgens wet- en regelgeving worden risico’s beheerst en wordt de organisatie aantoonbaar betrouwbaar. Dit versterkt de relatie met externe partijen zoals banken, auditors, leveranciers en klanten, die steeds meer waarde hechten aan transparantie en naleving.

Daarnaast vormt deze fase een belangrijk leermoment. Wanneer afwijkingen, vertragingen of fouten in aangiften worden gesignaleerd, is dat vaak een signaal van procesproblemen elders in de keten. Door die oorzaken te onderzoeken en verbeteringen door te voeren, ontstaat een continu leer- en verbetermechanisme. Zo wordt rapportage niet het einde van de cyclus, maar het begin van duurzame optimalisatie.

Tot slot speelt menselijk gedrag een grote rol. Medewerkers die de waarde van compliance begrijpen, werken nauwkeuriger, signaleren eerder risico’s en voelen meer eigenaarschap over het eindresultaat. Door teams te betrekken bij de rapportage en inzicht te geven in de betekenis van cijfers, groeit niet alleen de kennis, maar ook de trots om te werken in een organisatie die haar zaken op orde heeft.

Kortom: bewustwording in deze fase betekent beseffen dat Rapportage & Compliance geen verplichting is, maar een kwaliteitsbewijs van de hele organisatie. Het is het moment waarop cijfers, processen en gedrag samenkomen tot één geheel dat laat zien hoe professioneel, betrouwbaar en toekomstgericht het bedrijf werkelijk is.

Hoe EYCK helpt

Een compliant proces is geen toeval, maar het resultaat van goed ingerichte processen, duidelijke rollen en betrouwbare systemen. EYCK helpt organisaties om hun Order-to-Cash proces te optimaliseren, van offerte tot rapportage.

Samen analyseren we waar het stokt, verbeteren we datakwaliteit en zorgen we dat Finance en Operations weer op elkaar aansluiten. Zo ontstaat een proces dat voldoet aan regelgeving én sneller rapporteert.

👉 Doe de gratis zelfscan om te zien hoe volwassen jouw Order-to-Cash keten is. Plan een workflow analyse en ontdek waar jouw financiële proces winst kan behalen.

Of lees verder over:

➡️ Procesverbetering

➡️ Procesoptimalisatie

Terug naar de vorige fase: Fase 7 – Debiteuren & procesverbetering