Order to Cash optimalisatie: van order tot betaling in één soepele flow

Een goed ingericht Order to Cash proces (O2C / Order2Cash) is de motor achter je cashflow. Van orderinvoer tot betaling: elke stap telt.
Met Order to Cash optimalisatie maken we processen sneller, foutlozer en klantvriendelijker, zodat facturen eerder betaald worden en teams minder tijd kwijt zijn aan herstelwerk.

👉 Doe de gratis Zelfscan en zie direct waar je cashflow lekt.

Wat is Order to Cash optimalisatie?

Order to Cash (O2C) is het end-to-end proces dat start bij de klantorder en eindigt wanneer de betaling is ontvangen.
Het verbindt commerciële afspraken, logistieke uitvoering en financiële verwerking.
Een goed geoptimaliseerd O2C-proces voorkomt fouten, versnelt de facturatie en versterkt de cashflow.

Order to Cash optimalisatie richt zich op:

  • het stroomlijnen van communicatie tussen afdelingen,

  • het voorkomen van dubbele invoer en fouten,

  • en het automatiseren van stappen waar dat zinvol is.

Lees ook: Lead to Quote optimalisatie, hoe een scherp offerteproces de basis legt voor een soepel Order to Cash traject.

De 6 fasen van het Order-to-Cash proces

Fase 1 - Order Management

  • Orderontvangst: ontvangen van de definitieve order uit diverse kanalen (telefonisch, online, e-mail, EDI)
  • Orderinvoer: verwerken van de offerte of ontvangen order naar een verkooporder met orderregels, prijzen, leveringscondities, referenties (PO-nummer). Inclusief check op juistheid en volledigheid.
  • Beschikbaarheid & leveringstype: voorraad checken, reserveren of inkopen.
  • Credit management voor de levering: kredietlimiet en betaalgedrag controleren, indien nodig vooruitbetaling/borg/mijlpaalbetalingen afspreken, order vrijgeven of blokkeren.
  • Orderbevestiging: bevestig aantallen, leverdatum, verzendwijze, afleveradres.
  • Wijzigingsbeheer: kleine wijzigingen via orderwijziging, grote wijzigingen via simpele change note en nieuwe bevestiging.

Fase 2 - Planning & Uitvoering

  • Levering van goederen: pick-pack-ship, verzendlabel, pakbon en tracking.
  • Levering van diensten: inplannen, leveren volgens afspraak; dienstbevestiging of werkbon laten tekenen/accorderen (e-mail ok).
  • Leveringsbewijs: POD/handtekening
  • Eventuele retouren: autoriseren, boeken, vervanging/credit regelen.

Fase 3 - Facturatie

  • Factuurtrigger: bij levering (of per periode/abonnement/voorschot).
  • Aanmaken van de factuur: gebaseerd op orderregels, levering en condities (korting, verzendkosten) en masterdata gegevens (PO, btw-tarief/plaats van levering)
  • Versturen van de factuur: e-factuur (Peppol/PDF) + bijlagen (pakbon, afgetekende bevestiging).

Fase 4 - Betalingsverwerking

  • Ontvangst van betalingen: bank, automatische incasso, internationale betalingen.
  • Matching & allocatie: koppeling van betalingen aan facturen.
  • Afwijkingen beheren: verrekeningen, te veel of te weinig betaalde bedragen.

Fase 5 - Debiteuren & procesverbetering

  • Openstaande posten bewaken: vervaldata, DSO, kredietlimiet.
  • Betalingsherinneringen: automatische herinneringen, telefonische contact, escalatie, incasso traject.
  • Dispuut management: oplossen van factuurgeschillen met duidelijke dispuutroute (ontvangst, analyseren, oplossen, voorkomen, terugkoppelen).
  • Procesverbetering: knelpunten uit de disputen signaleren en aanpakken.

Fase 6 - Rapportage & compliance

  • Omzetherkenning: goederen bij levering, diensten bij oplevering/periodiek (volgens de contractregels).
  • Kostprijs & voorraden: COGS boeken, voorraadmutaties, onderhanden werk vrijwel nihil bij standaarddiensten.
  • Accruals & correcties: transitorische posten (nog te factureren/te ontvangen), factuurverschillen, creditnota’s.
  • Aangiften & statutaire plichten: uitvoeren belastingaangifte (BTW, vennootschapsbelasting), Intrastat rapportage, bewaarplicht en AVG-conform dossier.

Waarom Order to Cash optimalisatie belangrijk is

Een goed ingericht O2C-proces levert direct merkbare resultaten op:

  • 💶 Betere cashflow – betalingen komen sneller binnen, DSO daalt.

  • 😀 Hogere klanttevredenheid – duidelijke afspraken, correcte levering en facturatie.

  • ⚙️ Minder fouten en herstelwerk – minder tijd kwijt aan controle en correcties.

  • 📈 Betere stuurinformatie – inzicht in knelpunten en prestaties.

Een inefficiënt proces kost geld, tijd en energie — voor klanten én medewerkers.
Order to Cash optimalisatie verandert dat structureel.

Hoe EYCK helpt bij Order to Cash optimalisatie

EYCK helpt bedrijven hun O2C-proces te verbeteren door:

  1. Analyse van de huidige workflow – inzicht in doorlooptijd, foutpercentages en cashflow.

  2. Procesontwerp en teamafspraken – duidelijk wie wat doet, met meetbare KPI’s.

  3. Implementatie van verbeteringen – focus op automatisering, data en standaardisatie.

  4. Borging in de operatie – via PDCA, KPI-dashboards en wekelijkse teamoverleggen.

Resultaat: minder fouten, snellere facturatie en een structureel betere cashflow.

Jouw volgende stap

Wil je direct inzicht krijgen in hoe jouw Order-to-Cash proces ervoor staat? Start eenvoudig:

  • 🔎 Zelfscan – Gratis en direct inzicht in jouw O2C-proces.

  • 💻 Workflow analyse – In 30 minuten bespreken we je resultaten en krijg je direct feedback.

  • 🚀 Procesverbetering – Samen werken we in 90 dagen aan blijvende verbeteringen.

  • ⚙️ Procesoptimalisatie – Gericht en end-to-end optimaliseren voor een blijvend resultaat.

👉 Start nu met de gratis zelfscan

EYCK logo – Order to Cash optimalisatie
Direct contact