Diagnose van operationele processen
Eerst begrijpen waar stabiliteit ontbreekt. Dan pas beslissen.
Veel organisaties merken dat het dagelijkse werk steeds meer energie kost.
Escalaties nemen toe. Kosten lopen op. Resultaten hangen af van een paar mensen die alles bij elkaar houden.
Niet omdat mensen hun werk niet goed doen.
Maar omdat de operationele processen die de uitvoering dragen hun stabiliteit verliezen.
Daarom beginnen wij altijd met een diagnose.
Afgebakend. Ketenbreed. Zonder oplossingen te pushen.
Wanneer een diagnose nodig is
Een diagnose is zinvol als je herkent dat:
escalaties structureel worden
kosten stijgen zonder duidelijke oorzaak
prestaties afhangen van sleutelpersonen
verbeteren of automatiseren extra werk lijkt te creëren
groei of verandering spanningen blootlegt in de operatie
De organisatie draait, maar ze draagt zichzelf niet meer vanzelf.
Wat onder operationele processen wordt verstaan
Er wordt niet gekeken naar hoe de processen zijn ontworpen.
Met het team kijken we naar hoe werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Operationele processen zijn alle processen die bepalen of de dagelijkse uitvoering voorspelbaar en overdraagbaar is. Daarbij wordt ketenbreed gekeken naar:
order to cash
demand, planning en levering
uitvoering en afhandeling
afwijkingen en correcties
overdrachten en besluitvorming
sturing en basisbeheersing
Niet als losse onderdelen, maar als samenhangend geheel.
Juist daar ontstaan structurele problemen.
Twee niveaus van diagnose
Niet elke organisatie heeft dezelfde diepgang nodig.
Daarom werken we met twee vormen van diagnose.
Geen keuzemenu.
Maar een logische verdieping.
Verkennende ketenscan
Snel overzicht en richting zonder zware belasting
De verkennende ketenscan is geschikt wanneer u voelt dat er iets structureels speelt, maar nog niet scherp heeft waar de grootste spanningen zitten.
Deze scan helpt om het probleemgebied af te bakenen en om te bepalen of en waar verdieping nodig is.
Hoe het werkt
De scan richt zich op het herkennen van patronen, niet op het volledig verklaren ervan.
afbakening van de relevante operationele ketens
gesprekken met sleutelrollen in operatie, finance en planning
in kaart brengen van terugkerende knelpunten, escalaties en spanningen
duiding op ketenniveau en het leggen van verbanden
De focus ligt op signaleren en richting geven, niet op het uitdiepen van oorzaken tot op detailniveau.
Wat je krijgt
overzicht waar spanning en instabiliteit ontstaat
inzicht in risico’s bij niets doen
helder beeld welke ketens aandacht vragen
onderbouwde richting voor vervolgstappen
Wat dit niet is
geen volledige analyse van herwerk en correcties
geen observatie van dagelijkse uitvoering
geen tweede interview rondes
geen implementatie of optimalisatie
Indicatie
doorlooptijd: 1 tot 2 weken
belasting voor de organisatie: beperkt
enkele gesprekken met sleutelrollentijdsinvestering organisatie: circa 6 tot 8 uur totaal
voorbereiding: minimaal, geen uitgebreide documentatie
aard van het werk: signalerend en richtinggevend
Operationele ketendiagnose
Diepgaand inzicht in oorzaken en patronen
De operationele ketendiagnose is bedoeld wanneer escalaties, herwerk en afhankelijkheid van mensen structureel zijn geworden en u geen nieuwe initiatieven wilt starten zonder te begrijpen waarom het vastloopt.
Dit is een bestuurlijke diagnose van de dagelijkse uitvoerbaarheid.
Hoe het werkt
Bij deze diagnose wordt verder gekeken dan signalen en gereconstrueerd wat er daadwerkelijk gebeurt in de operatie.
scherpe afbakening van de operationele scope
gesprekken met kernrollen over afdelingen heen
analyse van concrete voorbeelden van afwijkingen, correcties en escalaties
expliciete aandacht voor overdrachten en besluitvorming
beoordeling van sturing en basisbeheersing in de praktijk
Vaak zijn meerdere gesprekken nodig om patronen scherp te krijgen en verbanden te leggen tussen wat afzonderlijk wordt ervaren.
Wat je krijgt
inzicht waar stabiliteit in de operatie werkelijk lekt
begrip waarom problemen blijven terugkomen
zicht op afhankelijkheid van sleutelpersonen
duidelijkheid welke volgorde nodig is om rust terug te brengen
onderbouwde basis voor besluiten over verbetering, groei of systemen
Wat dit niet is
geen audit
geen optimalisatie- of Lean traject
geen systeemselectie of ERP-voorbereiding
geen implementatie
Indicatie
doorlooptijd: 3 tot 4 weken
belasting voor de organisatie: beheerst en gespreid
gesprekken met kernrollen, geen brede uitvraagtijdsinvestering organisatie: circa 12 tot 15 uur totaal
voorbereiding: gericht en licht, focus op concrete voorbeelden
aard van het werk: analyserend en verklarend
De diagnose vraagt aandacht, maar ontwricht het dagelijkse werk niet.
Juist door de scherpe afbakening blijft het uitvoerbaar.
Hoe we samen de juiste keuze maken
Je hoeft deze keuze niet vooraf te maken.
In een kort verkennend gesprek bepalen we samen:
welke vragen je wilt beantwoorden
hoeveel diepgang nodig is
welke diagnose daarbij past
Altijd afgebakend.
Altijd met duidelijke verwachtingen.
Wat kan volgen na een diagnose
Soms is inzicht voldoende om zelf bij te sturen.
Soms is een vervolg logisch, zoals:
stabiliseren van dagelijkse uitvoering
verminderen van herwerk en correcties
herstellen van overdraagbaarheid
voorbereiding op groei, ERP of digitalisering
Dat is altijd een bewuste vervolgbeslissing.
Geen automatisme.
Eerste stap
Twijfel je waar jullie organisatie staat?
Dan is de eerste stap een kort verkennend gesprek.
Geen verkooppraat maar wel scherpte.
