De oorzaken en oplossingen van slechte communicatie op workflows

Slechte communicatie is een van de meest voorkomende – en vaak onderschatte – problemen in organisaties. Het lijkt misschien een klein probleem, maar de impact op workflows kan enorm zijn. Van vertragingen en fouten tot frustratie en gemiste kansen: slechte communicatie verstoort niet alleen de dagelijkse operaties, maar kost ook tijd, geld en motivatie. In dit artikel bespreek ik de 4 belangrijkste manieren waarop slechte communicatie workflows verstoort, wat de oorzaken zijn en hoe je deze problemen kunt aanpakken.

1. Verwarring en onduidelijkheid

Het Probleem:
Wanneer medewerkers niet weten wat er van hen wordt verwacht, blijven taken liggen. Dit zorgt voor onnodige vertragingen en een gebrek aan overzicht. Zonder duidelijke communicatie over verantwoordelijkheden, deadlines en processen, ontstaat er verwarring.

Oorzaken:

• Geen duidelijke verantwoordelijkheden: Medewerkers weten niet wie waarvoor verantwoordelijk is, waardoor taken blijven liggen.
• Gebrek aan transparantie: Processen en workflows zijn niet duidelijk gedocumenteerd of gedeeld.
• Onvoldoende communicatie over verwachtingen en deadlines: Medewerkers weten niet wanneer taken afgerond moeten zijn, wat leidt tot vertragingen.

Oplossingen:

• Breng het proces in kaart: Identificeer waar de verwarring ontstaat en breng de workflows visueel in kaart.
• Stel duidelijke verantwoordelijkheden vast: Zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.
• Gebruik visuele hulpmiddelen: Flowcharts of processchema’s maken workflows transparant en gemakkelijk te begrijpen.

2. Fouten en dubbele inspanningen

Het Probleem:
Miscommunicatie leidt tot fouten die moeten worden hersteld. Dit kost niet alleen extra tijd, maar ook geld en energie. Denk aan verkeerde informatie die wordt doorgegeven, of taken die dubbel worden uitgevoerd omdat niet duidelijk is wie wat doet.

Oorzaken:

• Verkeerde of onvolledige informatie: Medewerkers baseren hun werk op onjuiste of incomplete gegevens.
• Geen centraal systeem voor informatie-uitwisseling: Informatie wordt verspreid over verschillende kanalen, wat leidt tot verwarring.
• Ontbreken van up-to-date werkbeschrijvingen: een beschrijving van de werkzaamheden is niet beschikbaar of verouderd waardoor acties foutief of niet effectief uitgevoerd worden.

Oplossingen:

• Analyseer waar fouten ontstaan: Identificeer de oorzaken van fouten en pas het proces aan.
• Introduceer tools voor gecentraliseerde informatie-uitwisseling: Gebruik projectmanagementsoftware om informatie centraal en toegankelijk te maken.
• Zorg dat de werkbeschrijvingen in lijn zijn met de huidige werkzaamheden: Veranderingen in het proces zullen vastgelegd moeten worden en alle medewerkers moeten op de hoogte zijn van de laatste versie van de werkbeschrijvingen.

3. Vertragingen en frustratie

Het Probleem:
Beslissingen worden uitgesteld omdat informatie ontbreekt of niet op tijd wordt doorgegeven. Dit vertraagt projecten en leidt tot frustratie bij medewerkers. Wanneer teams niet goed communiceren, ontstaan er bottlenecks die de hele workflow vertragen.

Oorzaken:

• Geen duidelijke communicatielijnen: Informatie wordt niet effectief doorgegeven tussen afdelingen of teamleden.
• Beslissingsautoriteiten zijn niet duidelijk toegewezen: Het is niet direct duidelijk wie verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen.
• Informatie wordt niet gedeeld of komt te laat aan: Medewerkers wachten op informatie die nodig is om hun werk te doen.

Oplossingen:

• Breng besluitvormingsprocessen in kaart: Identificeer waar vertragingen ontstaan en pas het proces aan.
• Stel duidelijke communicatielijnen en beslissingsautoriteiten vast: Zorg ervoor dat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen én zorg dat alle informatie aanwezig is voor het maken van de beslissing.
• Gebruik tools om informatie sneller te delen: Gebruik passende software om informatie snel en efficiënt te delen.

4. Gebrek aan samenwerking

Het Probleem:
Zonder goede communicatie werken afdelingen langs elkaar heen. Dit zorgt voor gemiste kansen en inefficiëntie. Wanneer teams niet effectief samenwerken, ontstaan er silo’s waarin informatie niet wordt gedeeld.

Oorzaken:

• Silovorming tussen afdelingen of teams: Afdelingen werken onafhankelijk van elkaar, waardoor informatie niet gedeeld wordt tussen de afdelingen.
• Onvoldoende overlegmomenten:  Er is geen vast overleg tussen de afdelingen waardoor werkzaamheden niet afgestemd worden.
• Onvoldoende samenwerkingsmogelijkheden: Teams hebben geen gelegenheid om samen te werken of informatie uit te wisselen.

Oplossingen:

• Breng de samenwerking tussen afdelingen in kaart: Identificeer waar silo’s ontstaan en pas het proces aan.
• Introduceer regelmatige overlegmomenten: Stimuleer het delen van informatie met een goede overlegstructuur.

Gebruik gedeelde tools om informatie-uitwisseling te stimuleren: Gebruik software om informatie centraal en toegankelijk te maken.

Slechte communicatie verstoort niet alleen workflows, maar heeft ook een negatieve impact op de algehele prestaties van jouw organisatie. Het leidt tot verwarring, fouten, vertragingen en gebrek aan samenwerking – en dat kost tijd, geld en motivatie.

Met Operationele Workflow Optimalisatie pak ik deze problemen bij de wortel aan. Door een grondige analyse van jouw processen, identificeer ik waar de communicatie hapert en implementeren we gerichte oplossingen. Denk aan het visualiseren van workflows, het introduceren van tools voor betere informatie-uitwisseling, het opzetten van een overlegstructuur en het stimuleren van samenwerking tussen afdelingen.

Herken je één of meer van deze problemen in jouw organisatie? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen zorgen we ervoor dat jouw workflows weer optimaal functioneren.