Stop de weglekkende euro’s: Pak de 5 grootste oorzaken van foutieve facturen aan!

Facturen zijn de levensader van je bedrijf. Maar wat als die levensader lekt door fouten, resulterend in uitblijvende betalingen en frustratie bij je klanten? In deze blogpost duiken we in de vijf meest voorkomende oorzaken van foutieve facturen en hoe je deze kunt aanpakken met behulp van Lean, Six Sigma en Agile methodieken.

1. Handmatige gegevensinvoer: Een broedplaats voor fouten.

Mensen maken fouten. Punt. Handmatig overtypen van klantgegevens, productcodes en bedragen is een garantie voor typefouten, verkeerde adressen en onjuiste bedragen. Deze ogenschijnlijk kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben: vertraagde betalingen, ontevreden klanten en onnodige administratieve rompslomp.

De oplossing? Automatisering!

• Integreer of reduceer je systemen. Denk ook eens aan een EDI koppeling met je belangrijkste klanten.
• Standaardiseer data-invoervelden en gebruik validatieregels.
• Implementeer foutpreventie systemen (Poka-Yoke), zoals dropdown menu’s voor productcodes.

2. Complexe prijsstructuren en kortingen: Een doolhof voor je klanten (en je team).

Ingewikkelde prijsmodellen, staffelkortingen en klantspecifieke afspraken maken het een uitdaging om facturen correct te berekenen. Verwarring alom, zowel intern als extern.

De oplossing? Vereenvoudiging en transparantie!

• Standaardiseer je prijzen en kortingen waar mogelijk.
• Gebruik een pricing tool die automatisch de juiste prijs berekent.
• Documenteer de prijsstructuur helder en zorg dat iedereen toegang heeft tot de meest actuele informatie.

3. Gebrek aan communicatie en afspraken: Silo’s kosten geld.

Wanneer sales, finance en operations niet naadloos samenwerken en duidelijke afspraken ontbreken, ontstaan er misverstanden. Wie is verantwoordelijk voor welke stap? Welke informatie is nodig? Het gevolg: fouten, vertragingen en frustratie.

De oplossing? Samenwerking en duidelijke afspraken!

• Organiseer regelmatige overleggen met duidelijke doelen en agenda’s.
• Stem verantwoordelijkheden af en documenteer deze.
• Gebruik een gedeeld platform voor projectmanagement en communicatie.

4. Verouderde systemen en processen: Tijd voor een upgrade!

Oude software, inefficiënte workflows en handmatige processen zijn een recept voor fouten. Ze vertragen je processen, vergroten de kans op fouten en maken het moeilijk om te groeien.

De oplossing? Modernisering en herontwerp!

• Herontwerp je processen met Lean principes om verspilling te elimineren.
• Integreer je systemen om data-uitwisseling te automatiseren.
• Investeer in moderne, cloud-based software om verschillende en verouderde systemen te vervangen.

5. Onvoldoende training en documentatie: Investeer in je mensen.

Je team is je belangrijkste asset. Zorg dat ze goed getraind zijn in het gebruik van de systemen en de procedures kennen. Duidelijke documentatie is essentieel.

De oplossing? Kennis is macht!

• Ontwikkel heldere standaard operating procedures (SOP’s), werkbeschrijvingen dus!
• Bied regelmatige trainingen aan en organiseer refresh sessies.
• Creëer een kennisbank met veelgestelde vragen en oplossingen.

Conclusie:

Stop met lekkende euro’s! Door deze vijf oorzaken aan te pakken, verbeter je de kwaliteit van je facturen, versnel je de betalingen en verhoog je de klanttevredenheid. Wil je meer weten over hoe Lean, Six Sigma en Agile je hierbij kunnen helpen? Neem dan contact op!