Capaciteitsproblemen oplossen zonder extra mensen aan te nemen

Wat doe je als je medewerkers te druk zijn? Vaak wordt er gekeken naar verlichting met extra personeel. Dit is begrijpelijk, maar meestal niet het juiste. In de praktijk ontstaan capaciteitsproblemen door verspillingen, niet door een tekort aan mensen. Vooral binnen business-supportafdelingen van complexe organisaties is dit zichtbaar: dossiers stapelen zich op, ketenpartners wachten op elkaar en teams raken structureel achter de feiten aan.

Toch ligt de oorzaak zelden bij capaciteit. Het werk stroomt simpelweg niet. Zolang dat niet verandert, verdwijnt elke nieuwe medewerker als een druppel in een lekke emmer.

Het zichtbaar maken van verspillingen is daarom cruciaal. TIM WOODS biedt hiervoor houvast.

TIM WOODS: de oorzaken van capaciteitsproblemen door verspillingen

De acht verspillingen van TIM WOODS vormen de basis van vrijwel elke verstoring in een keten. Niet omdat mensen fouten maken, maar omdat processen onvoldoende doordacht, verkeerd ontworpen of achterhaald zijn. Hieronder zie je hoe elke verspilling zich manifesteert in business supportomgevingen.

T – Transportation (Transport)

Dossiers bewegen door te veel teams en systemen.
Voorbeeld
Een klantmutatie gaat door vier afdelingen omdat niemand eigenaar is van het totaalproces. De doorlooptijd stijgt, terwijl er nauwelijks daadwerkelijk gewerkt wordt.

I – Inventory (Voorraad)

Onderhanden werk groeit snel en de inzicht erin ontbreekt.
Voorbeeld
Losse lijstjes creëren een beeld van drukte, terwijl overzicht en prioriteiten ontbreken. De werkvoorraad is de verspilling, maar de onduidelijkheid is de verstoring.

M – Motion (Beweging)

Specialisten verliezen tijd aan zoeken, schakelen en corrigeren.
Voorbeeld
In drie systemen moeten zoeken naar basisgegevens. De werkdruk stijgt, het werk zelf niet.

W – Waiting (Wachten)

De grootste veroorzaker van capaciteitsproblemen door verspillingen.
Voorbeeld
Dossiers liggen dagen stil omdat informatie van ketenpartners ontbreekt, terwijl de partners zich hier meestal niet eens van bewust zijn.

O – Overproduction (Overproductie)

Werk wordt te vroeg, te vaak of zonder volledige input gestart.
Voorbeeld
Teams beginnen alvast om deadlines te halen, maar moeten later corrigeren. De capaciteit is verloren gegaan.

O – Overprocessing (Overprocessing)

Te veel controles, overleg en veiligheidslagen.
Voorbeeld
Meerdere verificaties omdat vertrouwen in eerdere stappen ontbreekt. Schijnzekerheid verdringt effectiviteit.

D – Defects (Fouten)

Fouten die opnieuw de keten in gaan, verdubbelen de belasting.
Voorbeeld
Onvolledige documentatie wordt pas aan het einde ontdekt. Het werk moet terug naar de start en blokkeert meerdere teams.

S – Skills (Onbenut talent)

De verspilling met de grootste impact.
Voorbeeld
Specialisten voeren routinetaken uit die te automatiseren zijn of elders belegd kunnen worden. Het probleem is niet capaciteit, maar organisatie of system ontwerp.

Waarom capaciteitsproblemen door verspillingen zo hardnekkig zijn

Verspilling maskeert zich als werkdruk.

• Wachttijd voelt als werk.
• Overproductie voelt als inzet.
• Defecten voelen als pech.
• Voorraad voelt als een gegeven.

Daardoor ontstaat het verkeerde gesprek:
“We hebben het zo druk, kunnen we er iemand bij krijgen?”

Het juiste gesprek is:
“We hebben het zo druk, waar verspillen we onze capaciteit?”

Organisaties die dit in zien, verschuiven van symptoombestrijding naar structurele verbetering. Je probeert niet harder te lopen, je zorgt dat het pad korter, eenvoudiger en voorspelbaarder wordt.

De route naar oplossingen: minder verspilling, meer resultaat

De oplossing voor capaciteitsproblemen door verspillingen ligt in een aantal gerichte interventies:

• Het proces herontwerpen zodat werk niet blijft hangen
• Een duidelijke procesarchitectuur met eigenaarschap per stap
• Visueel inzicht in voorraad, bottlenecks en doorlooptijden
• Eén manier van werken die door alle teams gedragen wordt
• Een eskalatiepad dat daadwerkelijk oplost
• Een besturing- en overlegritme dat verstoringen vroeg zichtbaar maakt

Pas daarna kun je eerlijk bepalen of extra capaciteit echt nodig is. In veel gevallen blijkt dat niet zo. Niet tijd, maar het proces was de beperkende factor.

De capaciteit was er al, het proces liet het alleen niet zien.

Wat nu?

Wil je weten waar in jouw organisatie capaciteit weglekt en hoe je verspillingen structureel elimineert? EYCK Consultancy ondersteunt organisaties met procesanalyse, herontwerp, verandermanagement en ketensturing.

Laten we samen bepalen waar jouw proces hapert en waar je het meeste rendement behaalt.
Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek hoeveel capaciteit je al hebt zonder het te weten.